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庆云小学英语教研博客

 
 
 

日志

 
 

【引用】岳晓东成功人生谈(9):怎样培养管理时间?  

2011-07-08 09:35:17|  分类: 文章欣赏 |  标签: |举报 |字号 订阅

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       心理专家讲了一个故事。老师往一个大口玻璃瓶放了几块大石块问学生:“这个瓶子满了吗?”学生们答道:“满了”。老师又将一些小石头放进去,问:“这次满了吗?”学生学乖了,回答:“可能没有满”。老师往瓶子里倒了沙子,问:“现在呢?”学生们似乎懂了,回应:“没有”。老师最后将水倒入瓶子中,问:“同学们学到了什么吗?”“我们总是可以创造更多的时间做更多的事!”一个学生回答。老师笑了说:“不错,可是大家有没有想过,如果不先把大石头放进去,也许之后就没有机会了。”
  这个故事形象地说明了做事顺序在工作中的重要性。
  经济学家帕雷托发现,通常情况下,任何一件事情80%的结果取决于20%的原因。由此可见,如果大家在日常生活或工作中发现并出色完成了那20%的关键任务,成功就唾手可得了。
  
一、怎样区分一件事是否关键呢?
  如果我们以任务的急切性为横坐标,以重要性为纵坐标,那么一个人所需完成的所有任务可以分为以下四类:重要并急切、重要但不急切、急切但不重要、不急切也不重要
  1、重要并急切。此类任务为当务之急,应积极回应,如客户来电、救火等。中国人常说:“一寸光阴一寸金,寸金难买寸光阴。”当我们面对重要并急切的任务时,没有什么比时间还珍贵了。对于此类任务必须做到分秒必争。
  2、重要但不急切。下一个工程的计划工作,这类任务虽然也很重要,但不需迅速回应。对此应主动回应、挂在心头。等重要并急切的任务都完成后,应尽快着手此类任务。
  3、急切但不重要。如朋友的临时邀约,应首先确保重要的任务都完成后,才去理会此类事件。一项日本调查发现,人们一天5.5个小时浪费在对不速之客的、无实际意义的回复上。急切不等于重要。如果大家大部分时间都在处理急切的并非重要的事,说明时间管理做得还不够充分。
  4、不急切也不重要。
这类事情可不予回应,确保不被分神。有数据显示,在较发达地区,人们平均每月在交友网站上所花的时间高达5.5个小时。适度休闲是合理的,但放纵自己并不明智。
  故事中提到的大石头、小石头、沙子和水,就可以很形象地代表以上四类任务。沙子和水是很容易塞进瓶子里的,所以根本不用着急理会。而石头就不一样了,尤其对于较大的石头来说,不在最开始把它们放进瓶子里,就很难再找到机会了。
  
二、现代人在时间管理上表现出的四种情况
  现代人挺忙,但忙人不一定忙出了效果,下面是四种忙碌类型:
  欠忙族:
特点好高骛远,纸上谈兵,表现为缺乏实际行动,结果是计划无法实现。
  穷忙族:
特点是埋头苦干,缺乏计划,表现为无实际目的却永远在忙碌,结果是身心疲惫。
  瞎忙族:特点是好像很忙,毫无目的,表现为无目标,忙于琐碎之事,结
果是原地踏步,人生无法进步。
  真忙族:
特点是计划明确,忙忙碌碌,表现为有计划并付诸实现,结果是自我明确,高效率做事。
  人生并不很长,如何进行时间管理很重要。时间管理就是在完成任务和实现目标的过程中,用于安排时间的一系列技能和技巧。任务和目标可以是工作范围外的家庭生活。“时间管理”并不是要大家驾驭“时间”,而是通过合理安排任务,以确保可以在特定时间内完成。巧妙的时间管理不仅可以减轻工作和生活中的压力,还可以完成更多的事情,从而充实生活。
  有效的时间管理可以被形象地描述为“ABC”优先法则。所谓ABC就是把所有事物按照重要性分类,如前述的把任务按重要性和急切性分类,或把身边的工具或文件按使用频率分类等。
  
三、把握时间管理的10大对策
  1、目标设定。就是要有目标。俗话说,“好的开始是成功的一半”,准确的个人定位与合理的目标设定可以直接影响到计划的成功与否。我们首先需要知道自己想要什么、终极目标是什么。哈佛大学曾经对毕业生做过一项调查,发现只有3%的人有远大并明确的目标,而这些人后来成为各个领域的精英。
  2、计划合理。有了目标,就需要写一份计划了。内容需要包括:为什么要这样做、要做什么、具体怎样做。要写清楚每项工作和目标计划需在多长时间内完成和实现。建议把预计需要的时间计算得宽裕一些。科学家发现,每个人的最佳工作时间也许不同,对于一些人来说,有两个容易被忽略的活动高峰期:早上11点到下午1点、下午4点到6点。大家应该发现和利用自己工作效率最高的时间段。
  3、主次分流。把任务按照重要性和急切性排序。但需要注意,紧急的事情并非一定是最重要的,要看清全局。“重要”的任务是根据个人情况和环境而定的,有时休息一下远比完成几份计划书更重要且迫切。
  4、专心致志。就是学会集中精力。人们在生活中要同时扮演多个角色,所以必须面对并学会取舍。也许做计划时发现很多事情都比较重要,如果无法把所有事情依次安排在日程表中,也不要试图让自己一心两用,否则必然会影响到做事的效率和结果,导致鸡飞蛋打。
  5、分摊压力。就是学会团体合作。“重要”的任务不仅是工作上的,也可以是关于家庭、个人心理需求的。为了实现这种平衡,要强调团队精神。当计划表已排满的时候,应该适当地将新的或未完成的任务交给其他人分担。这样才能避免因为逞能而影响整个工作项目或者延误生活上的大事。
  6、自我定位。就是要客观评价自己的能力范围。这里有必要强调,做计划也要适度。有理智的、清晰的自我定位,才能做到科学管理自己的时间,否则会让自己面对巨大的心理压力。此外要在计划中预留出解决重要突发事件的时间。如果把自己一天24小时的时间都安排得满满的,必然会因为一些无法避免的事情而耽误计划,进而导致身心疲惫。
  7、持之以恒。就是要监督自己。需要准备几份简单的工作时间记录表,用来记录每天每个时间段所做的事情,以督促自己是否在按照计划执行。
  8、培养自律。就是当决定在生活或工作中要关注某一领域时,就应特别关注该领域的信息、及时更新自己的知识。当对一个领域更了解、更有兴趣以后,做事也就自然高效许多。如果在细节上做到自律,也可节省很多时间:如保持整洁的工作和生活环境;有目的地打电话,有计划地参加会议等。时间管理最重要的一点就是要自觉、自律、持之以恒地按计划完成任务、实现目标。
  9、避免拖延。大部分人都有拖延工作的习惯。这可能是任务让人反感。这一点也许可以通过合理的时间规划,将任务由重要性和急切性排序而避免拖延。如果还是会因为个人喜好而耽误工作进程,那就可以使用“麻疹法”:每忽略一个文件时要在文件上用红笔画一个小圆圈,当红色圆圈堆积到一定程度时,就自然强迫自己阅读此文件了。
  任务太复杂或具体步骤不清晰也让人拖延。这时,应首先把大任务分解成若干小任务或步骤,之后把小任务按需要完成的时间和相互的关系合理安排,画流程图就是一个好办法。
  有时太逞能也造成拖延,要明白自己能完成的工作量和学会适当的拒绝新任务。
  习惯性拖延工作的人,改变的第一步应是意识到习惯性拖延工作的风险,也许刚要开始突击工作的时候,就有另外一件突发事件需要处理。大家可以尝试通过奖励自己来鼓励自己及时完成任务。
  10、拒绝他人。就是适当做好人。当自己时间表已满的时候,就需要根据情况拒绝一些他人的请求。时间管理的益处也许不会在开始实施后马上体现出来,所以大家一定要有足够的耐心,相信完全按照一个合理的计划做事会让人生高效和轻松许多。
  ■
小贴士
  
岳博士论时间管理
  
时间是挤出来的,效率是压出来的。
  时间会善待那些尊重它的人。
  问题不在于时间怎么没有了,问题在于时间为什么没有了。
  时间对每个人都是一样的,但每个人对时间的把握却是不一样的。
  效率就是在同一时间内,可以有效地完成不同时间的工夫
来源:2011-06-21岳晓东的新浪博客。文/岳晓东博士(香港)】
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